Ich selbst habe noch nicht als virtueller persönlicher Assistent gearbeitet, aber ich habe bereits „virtuelle Assistenten“ genutzt! Und ich würde es jederzeit wieder tun!
Was ist ein virtueller persönlicher Assistent?
Wenn ich an alte Filmklassiker zurückdenke, dann kommen mir Szenen in den Sinn, in denen eine „Vorzimmer-Dame“ oder Sekretärin für den Chef des Betriebes emsig herumwirbelte. Dazu zählten nicht nur klassische Schreibarbeiten. Auch Anrufe wurden entgegengenommen, Akten sortiert, lästige Handelsvertreter abgewimmelt. Besonderer Pfiff kam in die Angelegenheit wenn von Assistent oder Assistentin auch der Anzug gebügelt, längst vergriffene Eintrittskarten organisiert oder die Kinder des Unternehmenslenkers unterhalten werden mussten… diese Aufgaben gingen dann deutlich über die der klassischen Schreibkraft hinaus. Im Grunde waren das damals schon persönliche Assistenten.
Heute geschieht diese Art von Assistenz mehr und mehr virtuell! Via E-Mail, Chat-Software, Telefon, WhatsApp, etc… Dabei bietest Du dich in Form eines selbständigen Dienstleisters, als virtueller persönlicher Assistent an. Entweder fest und dauerhaft für nur 1 – 2 Kunden oder auf Stundenbasis für jeden der dich gerade braucht.
Formen und Abrechnungsarten der Assistenz
Fest angestellt mit Monatsgehalt
Bei der klassischen Festanstellung bist du „normaler“ Mitarbeiter und arbeitest in der Regel nur für einen Kunden Aber durchaus virtuell. Entweder aus dem Home-Office heraus oder von wo auch immer du willst. Das Internet macht’s möglich.
Auf Stunden-Basis
Bei dieser Variante bist du selbständiger Dienstleister. Du holst dir einen Gewerbeschein (kostet 30 – 50 Euro), gibst dem Finanzamt Bescheid und los geht’s! Ab diesem Zeitpunkt kannst du deine Dienstleistungen anbieten und diese zu einem festen Stundensatz abrechnen und deinen Kunden in Rechnung stellen.
Die Abrechnung auf Stunden- oder auch Viertelstunden-Basis ist die häufigste Variante. Unternehmen und Unternehmer haben oft nur Auftragsspitzen abzuarbeiten, Sonderfälle abzugeben oder temporäre Engpässe zu überbrücken. Dafür will nicht jeder gleich einen neuen Mitarbeiter einstellen, sondern lieber gezielt auf einen virtuellen persönlichen Assistenten zurückgreifen.
Wie Kunden finden?
Um erstmal irgendwie „rein zu kommen“ und Erfahrungen zu sammeln, würde ich dir Jobbörsen für freie Dienstleister empfehlen:
Erstelle dir dort ein detailliertes und sympathisches Profil. Beschreibe was du schon gemacht hast und vor allem besonders gern machst oder besonders gut kannst! Genau in diesem Bereich machst du in der Regel auch die beste Arbeit für deine Kunden und machst dir so einen Namen!
Mittelfristig wichtig: Eigene Website!
Auf lange Sicht würde ich dir raten mit einer eigenen Website Präsenz zu zeigen. Das hebt deine Außenwirkung auf ein ganz anderes Level. Auch hier gilt es natürlich, möglichst detailliert aufzuzeigen für welche Gebiete genau du der richtige virtuelle persönliche Assistent bist.
» Meine Anleitung: eigene Website erstellen!
Welche Aufgaben kannst du als virtueller Assistent erledigen?
Recherchen erledigen
Eine Aufgabe, für die ich selbst schon virtuelle Assistenten beauftragt habe. Zum Beispiel für mögliche Artikelthemen einer Website, die richtige Strukturierung und den Aufbau. Aber auch für Inhalt und Struktur eines Buches. Außerdem habe ich mal Anschriften, Öffnungszeiten und Eintrittspreise von Freizeitparks recherchieren lassen. Es gibt unendlich viele Rechercheaufgaben – biete Dich einfach als gewissenhafter Spezialist dafür an!
Grafiken erstellen
Für ungeübte kann das eine sehr zeitaufwendige Aufgabe sein, die man gern an einen Assistenten auslagert. Wenn du dich mit Grafikprogrammen, wie Canva, super auskennst und ein Gefühl für Farben und vereinfachende Darstellungen hast, dann kannst du hier schnell gutes Geld verdienen.
Bilder bearbeiten
Bilder, vor allem die Fotobearbeitung oder Nachbearbeitung erfordern gute Software-Kenntnisse. Auch hierfür werden virtuelle Assistenten sehr gern gebucht.
Exceltabellen befüllen
Excel oder auch Google Tabellen sind ein absolut mächtiges und wertvolles Werkzeug. Wenn man damit umgehen kann! Wenn du es drauf hast, biete Dich an!
Texte übersetzen
Mit Google Translate oder noch besser DeepL gibt es inzwischen ganz hervorragende kostenlose Tools, mit denen Übersetzungen zum Kinderspiel werden. Viele wissen das aber nicht und beauftragen auch hierfür virtuelle Assistenten. Perfekt ist dieser Job vor allem für alle diejenigen, die muttersprachliche Erfahrungen, außerhalb des Deutschen haben.
Videos transkribieren
Auch hierfür werden sehr oft virtuelle Assistenten gebucht! Ein Video ist schnell aufgenommen. Wer den Inhalt aber auch als Text haben möchte, lässt es transkribieren. Auch dafür gibt es inzwischen schon Software, allerdings ist die noch nicht so ausgereift, dass man sich 100%ig darauf verlassen kann.
Buchhaltung
Ich glaube hierzu muss ich nicht viel sagen. Mit der Buchhaltung beschäftigen sich nur die wenigsten wirklich gern. Wenn du Fachwissen und vor allem eine gute Reputation hast und man dir Vertrauen kann, dann ist eine virtuelle Assistenz im Bereich Buchhaltung eine wahre Goldgrube.
Reiseplanung
Zug- oder Flugverbindungen heraussuchen, planen, buchen … Tickets bestellen, Termine planen auch das habe ich schon von einem virtuellen persönlichen Assistenten durchführen lassen. Ein befreundeter Unternehmer lässt das ebenfalls von externen Leuten erledigen. Also hol dir die Jobs!
Videos schneiden
Videoplattformen wie Youtube oder Vimeo wachsen Jahr für Jahr rasant. Immer mehr Videokanäle, immer mehr Videos. Beinahe alle werden bearbeitet, geschnitten, hochgeladen. Eine enorm zeitaufwendige Tätigkeiten die extrem oft von virtuellen Assistenten erledigt wird.
Website erstellen
Ein Klassiker unter den Jobs für virtuelle Assistenten! Wer im Erstellen von Websites Kompetenzen hat, wird dauerhaft mit Aufträgen rund ums Website erstellen zu tun haben.
Programmieren
Es gibt unzählige Programmiersprachen. beherrschst du wenigstens eine davon sehr gut, kannst du dich als Assistent dafür anbieten. Aber nicht nur um selbst zu programmieren, auch beratende Tätigkeiten sind in dem Bereich sehr gefragt. Konkret beispielsweise um eine zweite Meinung zu vorhandenem Code abzugeben oder um Strukturen, Abläufe oder sogar Teams zu organisieren.
Telefonate annehmen
Klingt simpel, erfordert aber Gewissenhaftigkeit und aktives Mitdenken! Nicht jeder will für diese Aufgabe gleich jemanden fest einstellen. Das annehmen und weiterreichen von Telefonaten gehört zu den häufigsten Aufgaben für virtuelle persönliche Assistenten. Um den Job gut auszuführen ist es vor allem wichtig, sich vom Auftraggeber gut briefen (einweisen) zu lassen.
SocialMedia Accounts pflegen
Instagram, Facebook, Pinterest… das sind für viele Unternehmer zeitaufwendige Nebenkriegsschauplätze. Man möchte schon dabei sein, einen Fuß in der Tür haben, aber für eine Vollzeitstelle lohnt das alles noch nicht – so sind oft die Gedankengänge die dann zur Weitergabe an einen virtuellen Assistenten führen.
Wichtige Tools
PC/Mac, Laptop, Tablet, Smartphone
Zuverlässige Hardware ist Grundvoraussetzung für den Job als virtuelle Assistenz
Internetzugang
Egal ob mobiles Internet, DSL oder Kabel-Anschluss, ohne schnelles Internet funktioniert hier nichts
Teamviewer
Mit der Software von Teamviewer kannst du auf fremde PCs/Macs zugreifen, wenn es der Auftraggeber erlaubt und dort Arbeiten für ihn ausführen.
Zoom
Spätestens seit 2020 sollte die Videotelefonie-Software Zoom jedem bekannt sein. Ideal um mit dem Kunden zu sprechen, ihm Dinge auf dem Bildschirm zu zeigen oder erklären zu können.
Google Docs / Microsoft Office
Google Docs und MS Office 365 sind Basis-Software um Dokumente wie Text-Dateien, Tabellen, Präsentationen etc. zu erstellen, zu teilen oder auch mit dem Kunden gemeinsam daran arbeiten zu können
Grafiksoftware
Meine Favoriten: Canva & Adobe Creative Cloud! Beide ideal für Grafikanwendungen oder zur Erstellung von Videos.
Cloud-Speicher
Unverzichtbar um Dateien, überall verfügbar, abzulegen und gezielt mit bestimmten Personen zu teilen. Ich nutze die iCloud von Apple und Microsoft OneDrive.
Übersetzungssoftware
Google Translate ist hier ein guter Helfer, ein noch besserer aber DeepL
Fazit und deine Meinung?
Der Job als virtueller Assistent ist meiner Meinung nach einer der besten, um online Geld zu verdienen. Vor allem, wenn man eine der hier vorgestellten Aufgaben wirklich gut erledigen kann.
Man fängt oft mit kleinen Aufträgen an, kann aber ganz schnell zu einem „Dienstleistungs-Riesen“ mit hervorragenden Stundenlöhnen heranwachsen.
Ich kenne selbst eine junge Dame, die 2014 als Einzelkämpferin und virtuelle Assistentin angefangen hat. 2018 ist daraus eine GmbH geworden, mit vielen freien Mitarbeitern, die sie nun dirigiert und dort einsetzt wo sie gebraucht werden. Unter anderem noch immer bei mir … ;-)
Wie ist deine Meinung zu dem Thema? Hast du dich bereits als virtueller persönlicher Assistent versucht? Wo liegen deine Bedenken? Mit welche Hürden hattest du zu tun?
